Sisältö

Rekrytointi ja rekrytoinnin suunnittelu
Oppaan sisältö: Empore Oy
Copyright © Empore Oy
Helsinki 2014

www.empore.fi

Tätä opasta saa levittää vapaasti muuttamatta sisältöä. Jos opasta levitetään eteenpäin tai jäljennetään, Empore Oy tulee mainita tietojen lähteenä. Empore Oy pidättää oikeudet muutoksiin eikä vastaa mahdollisista virheistä.

Johdanto

Rekrytointi on yksi suurimmista yritysten tekemistä investoinneista. Työntekijälle rekrytointi puolestaan on kokonaisvaltainen asia, joka vaikuttaa yleensä myös työajan ulkopuolelle. Parhaimmillaan rekrytointi on yritykselle ja työnhakijalle pitkäaikainen ratkaisu, joka kasvattaa yrityksen liiketoimintaa ja tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden kehittää omaa uraansa sekä työskennellä tehtävässä, josta hän nauttii aidosti.

Virherekrytoinnin kustannusten puolestaan on oletettu olevan eri arvioiden mukaan joistakin kymmenistä tuhansista aina satoihin tuhansiin euroihin saakka. Työntekijälle virherekrytointi on pahimmillaan asia, joka vaikuttaa mm. jaksamiseen ja sosiaalisiin suhteisiin myös työajan ulkopuolella.

Onnistunut rekrytointi vaatii rekrytoijan sekä työnhakijan välillä avointa keskustelua. Lisäksi rekrytointi vaatii suunnittelua, aikatauluttamista, aikataulun hallintaa, viestintää, useita keskusteluja sekä päätöksentekokykyä.

Tässä oppaassa käsitellään rekrytointiprosessin eri vaiheita ja tuodaan käytännönläheisiä vinkkejä rekrytointiprosessin eri vaiheisiin. Opas käsittelee erityisesti asiakasrajapinnassa toimivien henkilöiden rekrytointia.

Henkilöprofiilin määrittely

Henkilöprofiilin määrittely on yksi rekrytoinnin ratkaisevimmista työvaiheista ja henkilöprofiili onkin hyvä vähintään tarkistaa/päivittää aina rekrytointia aloitettaessa. Usein rekrytoinnin onnistumiseen vaikuttavat juurikin mahdolliset pienet eroavaisuudet aikaisempaan rekrytointiin verrattuna.

On syytä muistaa myös, että markkina elää koko ajan – se mikä toimi vuosi sitten, ei välttämättä toimi enää tänään. Tyypillisiä henkilöprofiilin muuttumiseen vaikuttavia tekijöitä ovat:

Edellä olevat asiat voivat muuttua rekrytoitavan henkilön ympärillä, vaikka itse työnkuva ja tehtävän sisältö tavoitteineen olisivatkin ennallaan. Jokaisella pienelläkin muutoksella on suora vaikutus siihen, minkälaisia henkilöitä yrityksen kannattaa, tai ylipäätään on mahdollista, rekrytoida.

Mitä tietoja tarvitaan ennen henkilöprofiilista päättämistä?

Henkilöprofiili muodostuu helpoiten rekrytoitavan henkilön tehtävänkuvan, asiakkaiden, toimintaympäristön ja tavoitteiden kautta. Tällöin henkilöprofiiliin ei pääse livahtamaan asioita, jotka eivät lopulta vaikuta palkattavan henkilön edellytyksiin menestyä työssään.

Ennen henkilöprofiilin päättämistä on hyvä selvittää ja listata ainakin seuraavat asiat:

Perustiedot

Tehtävänkuva

Tuotteet ja/tai palvelut

Asiakaskohderyhmä

Rekrytoitavan henkilön tavoitteet

Työympäristö

Palkkaus ja edut

Perehdytys

Henkilöprofiilin määrittely

Todennäköisesti edellä olevien asioiden läpikäynnin myötä on muodostunut jo jonkinlainen kuva tarvittavasta henkilöprofiilista. Henkilöprofiiliin liittyviä kriteereitä listatessa on hyvä kysyä jokaisen kriteerin kohdalla itseltään: vaaditaanko kriteeriä tehtävän, asiakkaiden, toimintaympäristön tai asetettavien tavoitteiden vuoksi? Mikäli nämä tekijät/sidosryhmät eivät väistämättä aseta vaateita henkilöprofiilin kriteereille, kannattaa kyseinen kriteeri jättää lukitsematta henkilöprofiiliin. Tällöin rekrytoitaessa tulee huomioiduksi myös ne henkilöt joiden tausta ei välttämättä ole ihanteellisin, mutta oppimiskyky ja motivaatio mahdollistavat työssä menestymisen.

Henkilöprofiilin sisältö

Ennen rekrytoinnin käynnistämistä on hyvä listata rekrytoitavalle henkilölle asetettavat vaatimukset. Joissakin rekrytoinneissa voi olla kannattavaa listata vain luonteeseen liittyvät tekijät, mikäli muut kriteerit eivät suoraan vaikuta tehtävässä menestymiseen. Henkilöprofiilista tulee löytyä ainakin seuraavat asiat:

Osaamisalueet

Työkokemus

Koulutus

Muut kriteerit

Luonne

Henkilöprofiili kannattaa jättää mieluummin väljäksi niiden kriteerien osalta, jotka sulkevat hakijoita jatkossa pois, kuin listata kriteereitä, joilla ei ole vaikutusta tehtävässä menestymiseen. Listaa siis vain oleelliset asiat!

Rekrytoinnin aikatauluttaminen

Rekrytoinnille tulee varata riittävästi aikaa kalenterista jo ennen hakuprosessin käynnistämistä. Kalenteriin kannattaa aikatauluttaa jokainen rekrytointiprosessin vaihe aina työsopimusten allekirjoitukseen saakka – unohtamatta rekrytoinnin päättymisestä ilmoittamista myös niille hakijoille, jotka eivät tulleet tehtävään valituiksi.

Jos rekrytoinnille on määritelty julkinen hakuaika, kannattaa haastattelut pitää välittömästi hakuajan päätyttyä. On hyvä muistaa, että työllistyminen saattaa tapahtua hakijalla yllättävänkin pikaisesti - onhan rekrytointi aina myös kilpailutilanne – hakijalla voi olla useita mieluisia työtarjouksia. Myös mahdolliset jatkohaastattelukierrokset, taustatarkistukset ja soveltuvuusarvioinnit tulee tehdä pian hakuajan päätyttyä, jotta hakijan mielenkiinto tehtävää ja yritystä kohtaan säilyy.

Työnhakijan kannalta on tärkeää, että hän saa tiedon rekrytoinnin jatkoaikataulusta sekä siitä, milloin rekrytoinnin osalta tehdään päätökset. Työnhakija arvioi usein jo rekrytointiprosessin aikana, kuinka sovitut asiat pitävät yrityksessä.

Ohessa on esimerkki huolellisesti hoidettuun rekrytointiin kuluvasta ajasta:

Rekrytointi on ennen kaikkea asiakaspalvelutilanne, johon täytyy varata riittävästi aikaa siihen osallistuvien henkilöiden kalenterista. Kuten missä tahansa muussakin projektityössä, rekrytointiin varattu aika täytyy käyttää intensiivisesti parhaan lopputuloksen aikaansaamiseksi.

Työpaikka-
ilmoituksen laadinta
Työpaikkailmoituksen laadinta

Työpaikkailmoituksia on laidasta laitaan – aina muutaman rivin ilmoituksesta kattavaan tehtäväkuvaukseen. Ilmoituksen tärkein tehtävä on tavoittaa toivotut hakijat ja herättää heidän mielenkiintonsa. Hyvä työpaikkailmoitus ei kuitenkaan kerää monia satoja työnhakijoita. Ilmoituksessa tulee selkeästi esille millaiseen ympäristöön henkilöä haetaan ja mitä palkattavalta henkilöltä odotetaan.

Informatiivisen työpaikkailmoituksen rakenne voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:

  1. Tiedot yrityksestä
    1. Yrityksen historia ja nykytila
    2. Taloudelliset tunnusluvut ja henkilöstömäärä
    3. Toimipaikkojen lukumäärä ja/tai maantieteellinen toiminta-alue
    4. Yrityksen tuotteet ja/tai palvelut
    5. Yrityksen/liiketoiminnan tavoitteet ja lupaukset asiakkailleen sekä henkilöstölleen
  2. Avoin työtehtävä ja tehtäväkuvaus
    1. Selkeä kuvaus avoimesta työtehtävästä
    2. Työtehtävän vastuualueiden kuvaus
    3. Kuvaus työtehtävän sidosryhmistä
    4. Mitkä asiat auttavat tehtävässä menestymistä
  3. Mitä työnantaja tarjoaa
    1. Kouluttautumismahdollisuudet
    2. Kouluttautumis-
      mahdollisuudet
    3. Urakehitysmahdollisuudet
    4. Työn tuki
    5. Työvälineet
    6. Palkkausrakenne sekä työsuhde-edut
  4. Mitä työnhakijalta odotetaan
    1. Henkilöprofiiliin määritetyt keskeiset vaatimukset tehtävän hoitamiseksi
    2. Eduksi katsottavat asiat
  5. Työsuhteen laatu, palkkaus ja tehtävän aloitusajankohta
  6. Yhteystiedot lisätietojen kysymiseksi
  7. Hakuohjeet ja viimeinen hakupäivä

Muista työpaikkailmoitusta kirjoittaessasi, että työnhakija saattaa kohdata yrityksesi ensimmäistä kertaa työpaikkailmoituksessa!

Hakemusten karsinta

Huolellisen henkilöprofiilin määrittelyn ja selkeän työpaikkailmoituksen laadinnan jälkeen hakemusten karsinta on suhteellisen vaivatonta. Suurempi työvaihe onkin edessä puhelinhaastatteluvaiheessa.

Hakemukset voidaan luokitella esimerkiksi seuraaviin ryhmiin: ”kyllä” ja ”ei”. Hakemusten luokittelu tulee tehdä määritetyn henkilöprofiilin pohjalta. Mikäli henkilöprofiiliin on määritetty ehdottomaksi kriteeriksi esimerkiksi jokin tietty työtehtäväkohtainen vaatimus, tämän kriteerin täyttävät hakijat siirtyvät suoraan ”kyllä”-ryhmään. Toisaalta ne hakijat, jotka eivät tätä ehdotonta kriteeriä täytä siirretään ”ei”-ryhmään. ”Kyllä”-ryhmään siirretään yleensä myös ne hakijat, joilla ei ole suoraa kokemusta työtehtävästä, mutta ovat työskennelleet esimerkiksi vastaavanlaisissa tehtävissä tai tuntevat tehtävän esimerkiksi opintojen tai harrastusten kautta. Poissulkevien kriteerien määrittelyssä täytyykin olla ehdottoman tarkkana henkilöprofiilin tekovaiheessa, jotta tässä vaiheessa hakua ei vahingossakaan tiputeta hakijoita turhaan pois.

Yleensä tässä vaiheessa hakemuksista noin puolet karsiintuu pois. Mikäli hakemusten perusteella joudutaan karsimaan tätä enemmän, ei työpaikkailmoitus ole todennäköisesti ollut halutun kohderyhmän nähtävillä, tai sen sisältö ei ole puhutellut oikeita henkilöitä.

Puhelinhaastattelut

Puhelinhaastatteluvaiheen tärkein tavoite on saada CV:n ja hakemuksen takaa kattavampi käsitys työnhakijasta. Puhelinhaastattelu onkin ensimmäinen vaihe, jossa päästään käsiksi hakijan työnhakumotiiveihin, motivaatioon ja luonteeseen. Puhelinhaastattelut pidetään niille henkilöille, jotka ovat CV:n ja hakemuksen pohjalta ”kyllä”-ryhmässä.

Puhelinhaastatteluissa keskitytään seuraaviin seikkoihin:

Hakijoiden kanssa käytyjä keskusteluja peilataan aiemmin määritettyihin rekrytoinnin kriteereihin. Erityisen tärkeää on kiinnittää huomiota siihen, vastaako tarjolla oleva tehtävä hakijan omia odotuksia. Puhelinhaastattelu on lisäksi mainio tilaisuus tarkastella hakijan vuorovaikutustaitoja ja peilata näitä omaan organisaatioon, sekä rekrytoitavan henkilön tulevaan asiakaskuntaan.

Mikäli pidetyn puhelinhaastattelun pohjalta hakija täyttää rekrytoinnille asetetut kriteerit, kannattaa haastattelu sopia mahdollisimman pikaisesti haastatteluita varten varaamallesi päivälle. Näin annat myös hakijalle aikaa valmistautua tulevaan haastatteluun ja varmistat, että rekrytointi etenee suunnittelemassasi aikataulussa. Tee jokaisesta puhelinkeskustelusta muistiinpanot itsellesi. Näin voit palata aiemmin käytyihin keskusteluihin mm. haastattelu- ja suositusten tarkistus -vaiheissa.

Haastattelut

Työhaastattelujen pitämiseen ei ole vain yhtä oikeaa tapaa, mutta aluksi muutama sääntö, jotka on hyvä muistaa.

Haastattelussa tulisi saada hakijasta selville ainakin seuraavat asiat, joita peilataan aiemmin määritettyyn henkilöprofiiliin:

Työnhakijan tausta, osaaminen ja työnhakuperusteet

Työnhakumotiivit ja motivaatio haettua tehtävää kohtaan

Kuvaa haastattelutilanteessa hakijalle mahdollisimman tarkasti tarjolla olevaa tehtävää, yritystä, yrityskulttuuria, yrityksen visiota, asiakkaita, työyhteisöä ja mahdollisia työn asettamia erityisvaateita, esimerkiksi työajoissa. Rekrytointi on aina kahden osapuolen yhteinen päätös, jossa työnantajan vastuulla on antaa riittävä tieto hakijalle päätöksen tekemiseksi. Työantajan vastuulla on myös varmistaa, että rekrytoitavalla hakijalla on riittävät valmiudet menestyä työtehtävässä, ja että työnantaja pystyy tarjoamaan hakijalle mieluisan tehtävän ja työympäristön. Hakijan vastuulla puolestaan on arvioida onko hänellä valmiudet menestyä tehtävässä, ja ovatko tehtävä sekä yritys häntä aidosti motivoivia.

Myös lainsäädäntö määrittelee omalta osaltaan melko tarkasti, mitä haastattelussa on sopivaa kysyä ja mitä ei. Yleisenä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että työnhakijalle esitettyjen kysymysten tulee olla selkeästi perusteltuja arvioimaan henkilön soveltuvuutta avoimeen tehtävään. Esimerkiksi henkilön harrastukset, poliittinen katsontakanta, perhetilanne, tai muut yksityiselämään liittyvät asiat eivät ole relevanttia tietoa rekrytoinnin kannalta. Mikäli olet epävarma kysymyksistä, joita hakijalle on sopiva esittää, kannattaa tutustua yksityisyyden suoja -lakiin, henkilötietolakiin, viestinnän tietosuojalakiin, yhdenvertaisuuslakiin, sekä lakiin naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta. Hyvänä lähtökohtana on luonnollisesti työsopimuslain tunteminen.

Rekrytointihaastattelun tarkoitus on informaation keruu ja tavoitteena päätöksenteko. Päätöksenteko edellyttää kokonaisvaltaista käsitystä työnhakijan soveltuvuudesta tehtävään, jonka muodostumista tukee rekrytointiprosessin muut arviointivaiheet, kuten suositusten tarkistus, mahdollinen työtehtäväsimulaatio, sekä mahdollinen ulkopuolisen ammattilaisen tekemä henkilöarviointi.

Sekä yrityksen että työnhakijan kannalta on aina parempi ratkaisu, ettei työsuhdetta synny lainkaan, kuin että se syntyisi virheellisen tai vajavaisen tiedon pohjalta. Hyvän työsuhteen edellytys on, että molemmat osapuolet tunnistavat vastuualueensa. Työnantajalle tämä tarkoittaa mm. sitoutumista tarvittavan tuen antamiseen, ja työntekijälle puolestaan vastuunkantoa omalla tehtäväalueellaan. Jotta rekrytoinnista saadaan pitkällä aikajänteellä molempia osapuolia miellyttävä ratkaisu, on keskustelu pidettävä avoimena, eikä asioita voida puolin tai toisin lähteä kaunistelemaan.

Suositusten tarkistaminen

Suosittelijoiden tarkistusvaihe on yksi luotettavimmista keinoista varmistua hakijan työskentelytavoista sekä tavasta, jolla hän on aiempia tehtäviään hoitanut. Suosittelijoiden tarkistuksessa on syytä muistaa, ettei näitä saa tarkistaa ilman hakijan antamaa lupaa. Varmin tapa menetellä lain mukaisesti onkin pyytää hakijaa toimittamaan suosittelijat, joiden kanssa keskustelun saa käydä. Lisäksi kannattaa varmistaa suosittelijan ja suositeltavan välinen suhde. Tällöin osaat kysyä kultakin suosittelijalta niitä asioita, joista hänellä on todennäköisesti kattavin käsitys.

Suosittelijatarkistuksissa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavanlaista runkoa:

Mikäli työntekijää rekrytoidaan esimiestehtävään ja hän on aiemmin työskennellyt esimiehenä, voidaan suosittelijakeskustelut käydä myös entisten tiimin jäsenten kanssa.

Rekrytoijan muistilista suositustarkistuksiin:

Suositusten tarkistus on hyvä keino varmistaa itselle muodostuneet käsitykset, jotka ovat syntyneet hakijan kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta. Lopullista rekrytointipäätöstä ei kuitenkaan tule tehdä suosittelijakommenttien pohjalta, sillä myös suosittelijan näkemykset ovat aina subjektiivisia. Mikäli suosittelijat antavat hakijasta keskenään ristiriitaista tietoa, on nämä näkemyserot syytä pyrkiä selvittämään. Sopivia keinoja voivat olla esimerkiksi keskustelu useamman suosittelijan kanssa, haastattelemalla hakijaa uudestaan näiden aiheiden ympäriltä, tai esim. työpersoonallisuustesteillä tai psykologisilla testeillä.

Rekrytoinnin päättäminen

Rekrytoinnin kulusta ja päätöksestä informoiminen on yksi eniten hakijoita puhututtavista asioista. Aktiivinen rekrytoinnin tilanteesta tiedottaminen on myös yritykselle mainio paikka vahvistaa omaa työnantajamielikuvaansa.

Viestintää on hyvä miettiä hakijan näkökulmasta – ovathan he asiakkaitasi rekrytointitilanteessa. Muista ainakin seuraavat asiat:

Mitä jos rekrytointi ei tuottanut tulosta?

Kompromissin tekeminen joko työnantajan tai työnhakijan puolelta on yleensä pitkällä aikajänteellä vähiten toivottu ratkaisu. Mahdollisen kompromissin tekeminen vaikuttaa väistämättä mm. työntekijän perehdytykseen, työhön annettavaan tukeen, työmotivaatioon tai oppimishaluun.

Jos rekrytointi ei tuottanut toivottua lopputulosta, on syytä palata takaisin henkilöprofiilin määrittelyyn. Todennäköisesti rekrytoinnin tekeminen uudestaan täysin vastaavilla lähtötiedoilla ja toimenpiteillä ei tule tuottamaan juuri erikoisempaa tulosta kuin aikaisempikaan kierros. Poikkeuksiakin toki on, mikäli työnhakijamarkkina kyseiseen tehtävään on äärimmäisen pieni. Tällöin voi olla, että haun uusiminen saattaa tavoittaa juuri sen ratkaisevan henkilön, joka ei viimeksi nähnyt tai kuullut sinun rekrytoivan. Lähtökohtaisesti kannattaa kuitenkin käydä läpi, miten rekrytointiin saadaan lisää tehoa (uudet kanavat, kuten suorahaku, hakijoiden laajempi tavoittaminen rekrytointiyrityksen kautta, julkisen ilmoituksen näkyvyyden laajentaminen). Lisäksi kannattaa käydä läpi onko henkilö- tai tehtävämäärittelyssä asioita, joista voidaan joustaa esimerkiksi pidemmän perehdytyksen kautta. Kolmas toimiva keino voi olla lisätä tehtävän vastuuta, jolloin tehtävä herättää taas aivan uudenlaisen hakijajoukon mielenkiinnon.

Jätä yhteydenotto-
pyyntö tai ota yhteyttä
Jätä yhteydenottopyyntö tai ota yhteyttä

Email: info@empore.fi
Puh: 020 7940 170

Lähetä sähköpostia Soita