Muistilista onnistuneen rekrytointiprosessin toteutukseen

Mitä kaikkea tulisi huomioida, kun rekrytointiprosessia suunnitellaan, ja mitä vaiheita onnistuneen rekrytointiprosessin toteutukseen vaaditaan? Päätin koota asiasta muistilistan, jonka rekrytoinnista vastaava henkilö voi käydä läpi varmistuakseen, että kaikki osa-alueet on huomioitu ennen hakuprosessin käynnistämistä.

Rekrytointiprosessia suunniteltaessa kannattaa suunnitella huolellisesti seuraavat vaiheet:

- Hakijaprofiilin määrittäminen

- Hakuaikataulu ja -kanavat

- Hakemusten läpikäynti ja haastattelut

- Päätöksenteko ja työsopimuksen solmiminen

 

Hakijaprofiili

Koko rekrytointiprosessin onnistumisen määrittää se, kuinka kattavasti alkuvaiheessa mietitään, millainen työntekijä rekrytointiprosessin kautta halutaan työllistää. Vaikka hausta vastaavalle henkilölle haettava työnkuva tuntuisi itsestäänselvältä, on hyvä silti eritellä paperille tärkeimmät kriteerit.

Määrittele ainakin nämä asiat:

- Tärkeimmät työtehtävät ja vastuualueet

- Tavoitteet (työtehtävän tavoitteet suhteessa sisäiseen organisaatioon/yrityksen ulkoiseen toimintaympäristöön, työntekijän henkilökohtaiset tavoitteet)

- Haettavan hlön tausta ja osaaminen: koulutus, työkokemus (tehtäväkohtaiset- ja toimialavaatimukset), muut merkittävät tekijät, kuten kielitaito, tiettyjen ohjelmistojen hallinta jne.

- Työn hoitamiseen liittyvät käytännönasiat, kuten työskentelypiste tai -alue (mikäli liikkuvasta työstä kyse), työaika, nimetty esimies ja tiimi, perehdytysjakson järjestäminen ja siitä vastaava henkilö

- Palkkaus (suuntaa antavat raamit hyvä olla tiedossa, vaikka hakemuksessa pyydettäisiin antamaan palkkatoive)

 

Hakuaikataulu ja -kanavat

Ennen hakuprosessin käynnistämistä kannattaa miettiä, millä aikataululla haku halutaan saada maaliin, ja toisaalta mikä on onnistuneen toteutuksen kannalta mahdollista käytännön kannalta. Nyrkkisääntönä voi sanoa, että hakuprosessin toteutusta ei kannata liikaa hosua sen kustannuksella, että hyviä hakijoita ei ehditä saamaan hakuun mukaan, ja prosessin hoitamiseen käytetty aika menee täysin hukkaan. Hakuaikataulussa on tärkeää varata riittävästi aikaa jokaiselle hakuvaiheelle, ja sopia aikataulut hyvissä ajoin kaikkien hakuprosessiin osallistuvien henkilöiden kesken.

Asioita, jotka vaikuttavat hakuaikatauluun:

- Hakijamäärä (suurten hakijamäärien käsittelyyn täytyy varata enemmän aikaa)

- Henkilöprofiili (millaiseen tehtävään haetaan ja mitkä ovat vaaditut hakukriteerit) – Mitä spesifimpi tausta haettavalla henkilöllä on oltava, sitä vähemmän tällaisia henkilöitä on markkinoilla, ja sitä enemmän hakutyöhön kannattaa varata aikaa.

- Haastattelukierrosten lukumäärä ja muut mahdolliset hakuvaiheet (esimerkiksi suosittelijoiden tarkistukset)

- Toivottu aloitusajankohta tehtävässä (hyvä ottaa huomioon, että useimmilla on ainakin parin viikon irtisanomisaika nykyisestä työstään)

- Yhteydenottoihin vastaaminen (hyvä varata aikaa omasta kalenterista hakijoiden yhteydenotoille)

 

Hakukanavat on tärkeää valita huolella, sillä oikein valittujen kanavien kautta tavoitetaan halutut hakijat.

Hakukanavien määrä ja valinta:  

- Mitä useammassa kanavassa työpaikkailmoitus näkyy, sitä enemmän saavutetaan potentiaalisia hakijoita (tämä etu etenkin hauissa, missä ei kovin tiukkoja hakukriteereitä).

- Jos tehtävään haetaan hyvin spesifiä taustaa, voidaan käyttää täsmäkanavia, kuten tiettyjen alojen tai harrastusten ympärille keskittyneitä foorumeita ja ryhmiä verkossa, tai ammattilehdissä ilmoittelua.

- Työnhaku on hyvin pitkälle siirtynyt verkkoon, ja verkossa taas on hyvin moninaisia sivustoja, jotka ilmoittelevat työpaikoista. Kannattaa valita oman yrityksen imagoon sopivat ja luotettavaksi todetut kanavat.

- Yleisimpiä työnhakusivustoja Mol, Oikotie, Monster.

- Some-kanavista LinkedIn on profiloitunut ammattimaiseksi kanavaksi ilmoittaa työpaikoista. Moni muu some-kanava paljon vapaamuotoisempi, mutta esimerkiksi Facebookissa yritykset ilmoittavat työpakoista omilla sivuillaan, tai Facebook-mainonnan kautta.

 

Hakemusten läpikäynti ja haastattelut

Hakemusten läpikäynti on tärkeä vaihe, sillä jos hakemuksia karsitaan liian rankalla kädellä, voi lopputuloksena olla, että joku hyvä hakija jää kokonaan huomiotta. Toisaalta, jos hakemuksia ei osata karsia tarpeeksi, vie ison hakijajoukon haastatteleminen paljon aikaa.

Hakemusten läpikäynti:

- Mikäli hakemusten karsiminen tuntuu vaikealta, voi tässä vaiheessa palata ennen hakuprosessin käynnistämistä määriteltyihin kriteereihin – Mitä lähdettiinkään hakemaan?

- Hakemukset voivat vaihdella suuresti, ja osa hakijoista ei osaa tuoda osaamistaan hakemuksessa esille yhtä selkeästi kuin toiset. Vaatiikin hieman tutkailua, ja joskus CV:n tulkintaa ja salapoliisityötäkin, jotta saadaan selville, täyttääkö hakija hakukriteerit (esimerkiksi onko hänen entinen työnantajansa juuri sillä alalla toimiva yritys, mistä kokemusta lähdettiin hakemaan).

- Hakemukset voi jakaa ensin kyllä-, varalla- ja ei-pinoihin. Kyllä-pinosta kannattaa lähteä liikkeelle, ja varalla-pinoon taas voi palata vielä myöhemmin.

 

Hakemusten karsimisen jälkeen on vuorossa haastatteluvaihe. Mikäli hakijajoukko on edelleen tässä vaiheessa suuri, voi apuna käyttää puhelin- tai videohaastatteluita, ennen kuin hakijat kutsutaan varsinaiseen työhaastatteluun. Puhelin- tai videohaastattelun kautta saadaan myös varmistus epävarmoihin tekijöihin (esimerkiksi jos hakemuksesta on jäänyt epäselväksi, kuinka monta vuotta hakija on ollut suorassa esimiesvastuussa jne.). Puhelin- ja videohaastatteluiden perusteella työhaastatteluun kutsutaan parhaat hakijat.

Haastatteluvaihe:

- Haastattelurungon suunnittelu: Mitä asioita hakijalta halutaan kysyä?

- Haastattelun alku ja loppu on hyvä olla vähän rennompaa jutustelua, ja paineistaminen kannattaa ajoittaa haastattelun keskivaiheille, jotta hakijalle jää miellyttävä kokonaiskuva haastattelusta.

- Haastattelutilanteessa on tärkeää rakentaa mahdollisimman avoin ilmapiiri, jotta sekä haastattelija, että haastateltava saavat puolin ja toisin lisää tietoa toisesta.

- Hakijalle tulisi keskustelun myötä varmistua, onko tehtävä ja yritys sellainen, missä näkee itsensä.

- Haastattelijalle tulisi muodostua kattava kokonaiskuva hakijasta hänen osaamisensa ja persoonansa kautta.

- Haastattelussa on muistettava hyvä haastattelukäytäntö sekä lainsäädäntö. Hakijalta saa kysyä vain suoraan työhön liittyviä asioita, ei esimerkiksi henkilökohtaiseen elämään liittyviä yksityiskohtia.

 

Päätöksenteko ja työsopimuksen solmiminen

Haastatteluiden jälkeen on hyvä käydä läpi omat muistiinpanot ja vetää yhteen, kuka erottui edukseen ja täytti parhaiten asetetut hakukriteerit. Päätöksentekoa ei kannata turhaan lykätä, sillä hyville hakijoille ottajia on muitakin. Työsopimuksen yksityiskohdista kannattaakin pyrkiä sopimaan mahdollisimman pian, kun päätös valinnasta on tehty. Viimeistään tässä vaiheessa on myös kohteliasta ja hakijoita kunnioittavaa ilmoittaa kaikille hakuun osallistuneille lopputuloksesta ja kiittää mukanaolosta.

 

Mikäli kaipaat yksityiskohtaisempia vinkkejä rekrytoinnin suunnitteluun ja toteutukseen, käy tutustumassa rekrytointioppaaseemme: http://www.empore.fi/tyonantaja/rekrytointiopas.php

← Takaisin