Takeet onnistuneelle rekrytoinnille – yhteistyökumppanin näkökulma

Rekrytointi on taitolaji, joka vaatii kaikilta osapuolilta paneutumista ja valmistautumista, aikataulujen hallintaa sekä sitoutumista. Ote prosessista ei saa herpaantua hetkeksikään, vaan se pitää viedä päämäärätietoisesti loppuun saakka. Rekrytointi on jatkuvaa oman toiminnan arvioimista etu- ja jälkikäteen, jotta voimme kehittyä työssämme. Onnistuneissa rekrytoinneissa on aina hyvä pohtia, miksi onnistuimme ja mitkä tekijät edesauttoivat onnistumisessa.

Valitettavasti kaikki rekrytoinnit eivät aina onnistu. Epäonnistuneeseen rekrytointiin saattaa olla monia eri syitä. Tällaisissa tilanteissa on palautekeskustelu toimeksiantajamme kanssa paikallaan. Syyt tulee tunnistaa, jotta prosessia voidaan jatkaa. Olipa rekrytointi sitten onnistunut tai epäonnistunut, omaa toimintaa on jatkuvasti peilattava. Vuosien saatossa ja jopa melko piankin, prosessista pystyy löytämään yhteisiä tekijöitä sekä onnistumisissa että epäonnistumisissa. Näihin vaikuttavat tekijät on aina hyvä puntaroida uusia rekrytointeja aloittaessa. Olemme Emporella pohtineet näitä asioita ja tänään haluamme jakaa teille oman näkemyksemme siitä, mitkä ovat ne tärkeimmät asiat, jotka mahdollistavat onnistuneen rekrytointiprosessin. Lähdemme aina ajatuksesta: tehdään kerralla kunnolla. Aloitetaanpa siis matka.

Tiimin muodostaminen ja valmistautuminen rekrytointiin

Jokainen rekrytointiprosessi tarvitsee onnistuakseen tiimin. Meillä Emporessa tiimissä on aina sekä asiakkuuspäällikkö että rekrytointikonsultti, jotka vastaavat yhdessä siitä, että rekrytointiprosessi lähtee jo alkumetreillä oikeille raiteille. Jokainen rekrytointi on aina erilainen ja jokaiseen pitää myös valmistautua eri tavalla. Tiimin jäsenet tekevät tiivistä yhteistyötä ja hakuun valmistaudutaan yhdessä. Myöhemmin tiimin muodostavat asiakkuuspäällikön ja konsultin lisäksi itse toimeksiantaja sekä hakuprosessissa olevat kandidaatit. Tiedon jakaminen on tässä kaiken a ja o. Kommunikoinnin tulee olla puolin ja toisin avointa ja rakentavaa, niin toimeksiantajan kuin työnhakijoiden kanssa. Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty, näin se menee rekrytoinneissakin.

Tehtävänkuvan, vastuualueen ja henkilöprofiilin määrittäminen ja niiden oikeellisuus

Yksi tärkeimpiä tekijöitä rekrytoinnin onnistumisessa on tehtävänkuvan, vastuualueen sekä henkilöprofiilin määrittäminen. Rekrytointiprosessin kaikkien osapuolten täytyy tietää ja ymmärtää, millainen tehtävä on kyseessä ja mitä se pitää sisällään, sekä millaista osaamista ja työ- tai koulutustaustaa henkilöltä odotetaan. Näitä laadittaessa on hyvä huomioida, että toiveet ovat eri asia kuin vaatimukset. Tässä meitä ajaa tiedonjano ja pieni kyseenalaistaminenkin on pelkästään hyväksi. On tärkeää, että toimeksiantajan puolelta kaikki lopulliseen valintaan osallistuvat henkilöt ovat mukana jo tässä vaiheessa prosessia.

Tehtävänkuvan määrittäminen helpottaa henkilökriteerien määrittämisessä. Näin tiedämme, minkälainen osaaminen, kokemus ja koulutus tukevat työtehtävässä menestymistä.  Mitkä ovat ehdottomia asioita ja mitkä asiat eivät ole poissulkevia? Tässä yhteydessä on myös arvioitava perehdytyksen osuutta henkilöprofiiliin. Tämä on se vaihe, jossa välillä ”junnataan” ärsytykseenkin saakka, niin kauan, että oikea profiili on ymmärretty sekä sisäistetty. Sitten matka voi jatkua.

Kriteereiden realistisuus

On ensisijaisen tärkeää puntaroida henkilökriteerien realistisuutta suhteessa vallitsevaan markkinaan. Kriteereitä läpikäydessä saattaa itsekin välillä innostua niin, että haluaa täyttää kaikki mahdolliset (ja mahdottomatkin) asiat. Kriteerien realistisuutta ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­on syytä puntaroida, sillä muuten voimme päätyä hakemaan mahdotonta, jolloin emme onnistu löytämään sopivaa henkilöä. Tällöin toimeksiantajamme ei ole tyytyväinen – emmekä mekään. Kriteereitä puntaroimalla luomme paremmat mahdollisuudet rekrytoinnin onnistumiselle.

Tehtävänimikkeen oikeellisuus

Tehtävänkuvan määrittäminen auttaa myös tehtävänimikkeen määrittämisessä. Oikealla nimikkeellä herätämme juuri oikean profiilin henkilöiden kiinnostuksen ja saamme juuri siihen tehtävään soveltuvia hakijoita. Väärällä nimikkeellä tavoitetaan usein hakijoita, jotka erehtyvät työtehtävän luonteesta. Ja toisaalta, juuri se oikea tehtävään soveltuva ”helmi” voi jättää työpaikkailmoituksen lukematta, jos nimike antaa eri kuvan tehtävän sisällöstä. Ennen kaikkea, on reilua viestiä työnhakijoille työtehtävästä avoimesti ja realistisesti, jotta he osaavat itse arvioida avoimen tehtävän soveltuvuutta itselleen.

Kaikki hakukanavat käyttöön

Sanonta ”less is more” pitää usein paikkansa, mutta ei tässä kohdassa. Monipuolisten hakukanavien käyttö rekrytoinnissa on viisasta. Tavoitamme yksinkertaisesti mahdollisimman suuren potentiaalisen joukon hakijoita avoinna olevaan tehtävään. Eli more is more! Perinteisen julkisen hakukanavan lisäksi on hyvä hyödyntää esim. rekrytointikumppanin sisäistä verkostoa ja täsmätyökaluna tarvittaessa suorahakua.

Prosessin tarkka aikatauluttaminen ja aikataulussa pysyminen

Rekrytointiprosessin aikataulun sopiminen ja siinä pysyminen on yksi rekrytoinnin onnistumisen kulmakivistä. On hyvä käydä tarkkaan läpi sekä rekrytoinnin käynnistämiseen sekä sen päättymiseen liittyvä aikataulu. Turha kiirehtiminen on valitettavan usein mukana kuviossa, jolloin paneutuminen projektiin kärsii. Joissain tämänkaltaisissa tilanteissa aikataulu viivästyy entistä enemmän, sillä hutiloiden käynnistetyssä haussa asioita unohtuu ja pahimmassa tapauksessa työnhakijat saavat epämääräisen tai epäammattimaisen kuvan koko projektista. Aikataulun venyminen voi myös johtua sitä, että osa hakijoista saattaa vetäytyä, vaikka olisivatkin olleet valittujen joukossa. On hyvä muistaa, että hyvistä hakijoista kilpaillaan tällä hetkellä kuumeisesti ja he tietävät sen itsekin.

Sitoutuminen prosessiin

Kaikkien osapuolten sitoutuminen rekrytointiprosessiin on lähtökohta. Kaikki se mitä olemme kirjoittaneet, vaatii onnistuakseen sitoutumista. Kaikilta osapuolilta. Kun rekrytointi ulkoistetaan asiantuntevalle ja asiaansa omistautuvalle rekrytointiyhtiölle, rekrytoivan esimiehen ei tarvitse huolehtia rekrytointiprosessin etenemisestä päivittäisellä tasolla. Rekrytoivalta esimieheltä vaaditaan huolellisuutta haun käynnistämisen ja loppuvaiheen yhteydessä.

Me huolehdimme alusta loppuun.

 

Marjukka Nieminen        Maiju Isokangas

Asiakkuuspäällikkö         Rekrytointikonsultti

 

 

← Takaisin