Työnhaku sähköisten järjestelmien kautta – Etu vai haitta?

Moni hakija kokee työnhaussa mielekkäämpänä vaihtoehtona oman CV:nsä ja hakemuksensa lähettämisen sähköpostilla, kuin täyttämällä sähköisen hakemuksen joko suoraan työllistävän yrityksen omaan sähköiseen tietojärjestelmään, tai rekrytointiyrityksen järjestelmään. Olen itsekin ollut työnhakijana ja ymmärrän, että on aikaavievää ja välillä turhauttavaakin täyttää tietonsa moniin eri järjestelmiin. Emporella tehtäviin kuitenkin suositellaan hakemaan nimenomaan oman sähköisen järjestelmämme kautta, vaikka sähköpostilla lähetetyt hakemuksetkin toki huomioimme. Seuraavat näkökulmat pätevät hyvin sekä yritysten omien, että rekrytointialan yritysten sähköisten järjestelmien etuihin, versus sähköpostihakemuksella hakemiseen.

 

Tietojen säilyvyys ja löydettävyys

Sähköisessä tietojärjestelmässä hakemukset ovat varmassa tallessa, eivätkä huku sähköpostin sekaan, niin kuin joskus saattaa käydä. Sähköpostitulva on nykyään yrityksissä suuri, ja parhaimmillaan pelkästään yhteen tehtävään tulee useita satoja työhakemuksia. Sähköposti on valitettavasti huono työväline hallinnoida isoa määrää työhakemuksia muun postin ohessa. Pahimmassa tapauksessa hakemuksia on saattanut ohjautua roskapostiin, tai niihin liitetyt tiedostot eivät avaudu.

 

Se, että hakijan tiedot ovat säilössä järjestelmässä takaa myös sen, ettei hakemus ole vain yhden rekrytointiprosessista vastaavan henkilön vastuulla. Kuvitteellinen esimerkki voi olla vaikkapa sellainen, että hausta vastaava henkilö sairastuu yllättäen, ja hänen sähköpostissaan olevat hakemukset joutuvat odottamaan kenties pitkäänkin, että niitä päästään ylipäätään käsittelemään, saati etenemään hakuprosessissa pidemmälle. Vaihtoehtoisesti järjestelmän kautta kollega voisi käsitellä hakemukset jo hänen sairaslomansa aikana, ja hakuprosessissa päästään etenemään nopeasti. Usein hakemuksia käsittelee muutenkin pari henkilöä, jolloin molemmat pääsevät kätevästi järjestelmän kautta näkemään samat tiedot ja käsittelemään hakemuksia tehokkaasti. Tämä varmistaa myös sen, että ei ole pelkästään yhden henkilön mielipiteestä kiinni, kuka haussa etenee. Etenkin isommissa kansainvälisissä yrityksissä voi olla myös yleinen linjaus siitä, että varmistaakseen mahdollisimman objektiivisen ja tasapuolisen käsittelyn, haussa täytyy olla mukana aina kaksi henkilöä käsittelemässä hakemuksia ja tekemässä jatkopäätöksiä rekrytointiprosessista.

 

Hakijan potentiaali laajemmassa mittakaavassa ja ohjaus muihin hakuihin

Moni ei tule miettineeksi asiaa siltä kannalta, että on hakijan oma etu, kun hänen tietonsa löytyvät järjestelmästä, mistä useampi yrityksessä työnhausta vastaava henkilö voi hänen tietonsa bongata. Parhaassa tapauksessa käy niin, että henkilö kontaktoidaan mukaan hakuun, mihin hänet nähdään potentiaaliseksi, vaikka ei itse ole tehtävään osannut hakea. Taustalla voi olla myös tilanne, että tiettyyn tehtävään ei ole vielä käynnistetty julkista hakua, ja sopiva henkilö löytyykin sähköisen järjestelmän kautta ilman pitkää julkista hakuprosessia. Joskus taas henkilö ei tule valituksi tehtävään, mihin alun perin jätti hakemuksensa, mutta hänelle tarjotaan myöhemmin vielä paremmin hänelle soveltuvaa tehtävää – tai jopa useampaa eri tehtävää oman kiinnostuksensa mukaan. Hakemusta jättäessä kannattaa huomioida sellainen seikka, että useimmat sähköiset työnhakukanavat toimivat työnantajan/rekrytoijan näkökulmasta myös hakemustekstihauilla. Tämän vuoksi CV:tä ei kannata jättää ihan täysin tyhjäksi hakemustekstin kohdalta, jotta hakija löydetään oikeisiin hakuihin mukaan.

 

Puutteet omassa CV:ssä

Nykyään löytyy paljon tietoa hyvän CV:n rakenteesta, sisällöstä ja ulkonäöstä, mutta silti näen työssäni paljon puutteellisia CV:tä, joista tietoja joutuu etsimään pitkään, tai tärkeitä tietoja ei ole edes sisällytetty CV:en. Varmasti kukaan ei tarkoituksella tee huonoa CV:tä, mutta tosiasia on se, etteivät kaikki välttämättä hahmota oleellisia asioita, mitä omasta osaamisesta ylipäätään CV:en kannattaisi sisällyttää. Tämä vaihtelee toki aloittain ja tehtävittäin, mutta esimerkiksi meillä Emporella, kun henkilöitä rekrytoidaan myynnin tehtäviin, on hakijoiden vahvuudet yleensä sosiaalisissa vuorovaikutustaidoissa, eikä siinä että CV:tä olisi hiottu ajan kanssa. Tämä ei silti tee työnhakijasta huonoa ja osaaminen voi olla ihan nappi haettavaan tehtävään, vaikka toki hakemukseenkin olisi suositeltavaa panostaa. Selkeä etu sähköisen järjestelmän kautta jätetyssä hakemuksessa onkin se, että tärkeimpien tietojen sisällyttäminen varmistuu sähköisen CV-pohjan täyttämisellä.

 

Erottuminen

Moni haluaa erottua CV:llä ja hakemuksella muista hakijoista. Jos CV:n ja hakemuksen eteen on nähnyt paljon vaivaa, ne kannattaa aina lähettää myös eteenpäin rekrytoinnista vastaavalle henkilölle, vaikka perustiedot täyttäisikin järjestelmään. Rekrytoijan näkökulmasta CV:llä erottuminen ei aina kuitenkaan ole se tärkein asia, toki riippuen jälleen alasta ja tehtävästä. Luovilla aloilla CV:llä erottuminen voi olla hyvinkin tärkeää verrattuna muihin aloihin. Sähköisen järjestelmän kautta jätetyt hakemukset helpottavatkin yleensä rekrytoijan työtä, sillä hakijoiden osaaminen on helpommin verrattavissa. Tällöin varmistetaan se, että haussa etenee aidosti parhaiten hakukriteerit täyttävät hakijat, eivätkä ne, jotka ovat osanneet laatia erottuvimman CV:n.

 

Yhteenvetoa

Valmis sähköinen CV-pohja, mihin pyydetään täyttämään ainakin omat perustiedot ja yhteystiedot, varmistavat siis sen, että hakijoiden tärkeimmät tiedot säilyvät tallessa ja ovat helposti löydettävissä, jolloin kaikkiin hakijoihin saadaan nopeasti yhteys ja myös hakuprosessissa päästään etenemään sujuvasti. Parhaassa tapauksessa työnhakija voi saada työtarjouksen itselleen vielä paremmin soveltuvampaan tehtävään, kuin mihin alun perin oli hakemuksen järjestelmän kautta jättänyt. Hakijan etu voi olla myös se, että jos itse on huono tekemään kattavaa ja siistin näköistä CV:tä ja hakemusta, on valmis pohja helppo täyttää, ja haussa eteneminen ei jää ainakaan näistä asioista kiinni. Toisaalta myös rekrytoijan on helppo verrata toisiinsa järjestelmän CV-pohjaan täytettyjä tietoja, ja näin varmistetaan se, että haussa etenee oikeasti pätevimmät ja tehtävään soveltuvimmat henkilöt – eivät erottuvimman CV:n tehneet.

 

Toivottavasti nämä näkökulmat selkeyttivät edes hieman sitä, miksi sähköiset järjestelmät ovat ahkerassa käytössä rekrytoinneissa, kuten myös muuten työelämän eri osa-alueilla. Sähköiset järjestelmät ovatkin nykypäivää.

 

P.S. Viimeisenä vinkkinä vielä tämä: Se että täyttää kattavasti tärkeimmät tietonsa hakuohjeiden mukaan sähköiseen järjestelmään, kertoo myös siitä, että todella on motivoitunut haettavaa tehtävää kohtaan!

 

 

Työnhakuterveisin,

Annika Lindberg

← Takaisin